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Datenschutzbeauftragter

Behördliche Datenschutzbeauftragte im Schulbereich


Allgemeines

Nach § 8 a Abs. 1 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) ist jede öffentliche Schule, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, gesetzlich verpflichtet, eine behördliche Datenschutzbeauftragte oder einen behördlichen Datenschutzbeauftragten (behDSB) zu bestellen. Gemäß § 8a Abs. 1 S. 2 und 3 NDSG können auch sog. externe DSB mit dieser Aufgabe betraut werden.

Diese Vorschrift gilt auch für private Ersatzschulen in Niedersachsen, da sie im Bereich des Prüfungswesens als Beliehene handeln. Bei kirchlichen Ersatzschulen gilt das Kirchenrecht.

Die behDSB unterstützen die Schulleitung bei der Sicherstellung des Datenschutzes und wirken auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften hin.

Da die Art und Weise der Aufgabenwahrnehmung im Schulbereich zunehmend durch die Nutzung von Technologien bestimmt wird (Stichworte u. a. Online-Lernplattformen, digitale Klassenbücher, Soziale Medien, Cloud Computing, Smartphones und Tablets etc.), sind die behDSB im Zuge des technischen Wandels stets vor neue Herausforderungen gestellt, wenn es darum geht, in ihren Schulen einen datenschutzgerechten Einsatz dieser Technologien zu gewährleisten.

Aufgaben der behDSB

Nach den Regelungen des § 8a NDSG sind die behDSB frühzeitig über geplante Verfahren der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu unterrichten. Ihnen obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

  • Beratung der Schulleitung, der Schulkoordinatoren, einzelner Fachbereiche, der Elternvertretung o. ä. in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherung,
  • Durchführung der Vorabprüfung (sog. Vorabkontrolle) von automatisierten Verfahren, die wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder der Verwendung neuer Technologien besondere Risiken mit sich bringen (§ 8a Abs. 3 S. 3, § 25a Abs. 6 NDSG),
  • Führung der Übersicht der Verfahrensbeschreibungen über die automatisierten Verarbeitungen (§§ 8 und 8a Abs. 2 S. 5 NDSG),
  • Gewährung der Einsicht in die Verfahrensbeschreibungen für jedermann,
  • Bearbeitung von Eingaben der Eltern, Schüler, Lehrkräfte und sonstiger Beschäftigte der öffentlichen Stelle sowie von Bürgerinnen und Bürgern, die sich in ihrem Recht auf informationelle Selbstbestimmung betroffen fühlen.

Darüber hinaus nehmen die behDSB folgende Aufgaben wahr:

  • Prüfung, ob das Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 7 Abs. 4 NDSG) eingehalten wird,
  • Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Verfahren, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden,
  • Prüfung, ob die technischen Maßnahmen (§ 7 NDSG) dem Stand der Technik entsprechen, um ein den Vorschriften des NDSG entsprechenden Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter Kenntnisnahme, Veränderung und Verlust sicherzustellen,
  • Beteiligung bei der Erstellung von Dienstanweisungen oder Dienstvereinbarungen nach dem Niedersächsischen Personalvertretungsgesetz (NPersVG) mit datenschutzrechtlichen Bezug -einschließlich der Überwachung der Einhaltung dieser Bestimmungen,
  • Schulung der bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen in Grundfra-gen des Datenschutzes,
  • Mitwirkung bei der Ermittlung des Schutzbedarfs an den einzelnen Arbeitsplätzen, auf denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. im Hinblick auf besonders vertraulich zu handhabende Gesundheitsdaten der Schülerinnen und Schüler, Stichwort Inklusion),
  • Beratung der Schulleitung bei der Auftragsvergabe und Kontrolle der Umsetzung der daten-schutzrechtlichen Vorgaben (§ 6 NDSG) bei Auftragnehmern,
  • Beratung in den Fragen der sicheren Aktenverwaltung, der informierenden und klaren Formulargestaltung, der datenschutzgerechten Vernichtung von Akten sowie der datenschutzgerechten Löschung von Dateien.

Organisatorische Stellung

Die Bedeutung des Datenschutzes legt es nahe, die oder den behDSB in dieser Funktion der Schulleitung zuzuordnen.

Sofern die behDSB neben ihren Kontrollaufgaben noch weitere Aufgaben wahrnehmen, ist darauf zu achten, dass Interessenkonflikte mit anderen dienstlichen Aufgaben vermieden werden („niemand darf sich selbst kontrollieren“). Die Schulleitung selbst, die Leitung der Informations- und Kommunikationstechnik oder von der Schulleitung mit der Verarbeitung von Personal(akten)daten Beauftragte sowie Mitglieder von Personal- und Schwerbehindertenvertretungen und die Gleichstellungsbeauftragte sollten deshalb nicht zu behDSB bestellt werden. Entsprechendes gilt für IT-Sicherheitsbeauftragte, sofern sie ändernden Zugriff auf die IT-Verfahren haben.

Die Bestellung und die Abberufung der oder des behDSB bedarf der Mitbestimmung des Personal-rats (§ 67 Abs. 1 Nr. 9 Niedersächsisches Personalvertretungsgesetz - NPersVG -).

Es empfiehlt sich gerade in größeren Schulen, die in erheblichem Umfang personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, eine sachkundige Vertretung für Fälle der Abwesenheit zu bestellen. Durch die Vertretungsregelung wird eine kontinuierliche Aufgabenwahrnehmung gewährleistet. Verzögerungen bei der Aufgabenerledigung werden vermieden.

Rechte und Pflichten

Die öffentlichen Stelle (Schule) hat die behDSB bei ihrer Aufgabenerfüllung zu unterstützen. Beauftragte sind in dieser Eigenschaft weisungsfrei. Sie dürfen wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt werden.

Außenwirkung, Ausstattung

Die oder der behDSB nimmt auf örtlicher Ebene eine datenschutzrechtliche Ombudsfunktion ein. Für datenschutzrelevante Anfragen der Eltern, Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte oder sonstiger Beschäftigte der Schule sollte auf der Homepage der Schule im Internet eine Kontaktadresse angegeben werden (datenschutz@bbs-ammerland.de).

Eine Prüfung der an die behDSB gerichteten E-Mails durch unmittelbare Vorgesetzte oder bereits die Kenntnisnahme dieser E-Mails durch Kolleginnen oder Kollegen ist unzulässig. Die gesetzlich gesicherte Unabhängigkeit der behDSB sowie die vertrauliche Bearbeitung von Eingaben erfordern ein abgeschottetes Postfach für die oder den behDSB.

Für vertrauliche Beratungsgespräche muss die oder der behDSB zudem über einen abgeschotteten Einzelberatungsplatz verfügen können.

Ansprechpartner

OStR Oliver Plohnke

+49 4403 9798 0
+49 4403 9798 100
Oliver Plohnke


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